Ich bin eine Planerin und habe am liebsten alles fein säuberlich organisiert.

Dabei sollte es noch möglichst minimalistisch zugehen. Minimalismus bedeutet für mich Ordnung und diese verschafft mir einen besseren Überblick.

Am Anfang dachte ich, dass ich es schon irgendwie ohne Planungstool, nur mit Ordnern etc., hinbekomme. Ich merkte aber, dass dem nicht so ist. Es musste also ein Projektmanagement-System her. Da ich schonmal mit Asana gearbeitet hatte, war für mich schnell klar, dass ich damit weitermachen möchte.

Auch kleinere Aufgaben, die sonst immer nur von einem Tag auf den anderen geschoben werden, sollen dann auch irgendwann mal fertig werden. Prokrastinieren Fehlanzeige.

Was ist Asana?

Viele kennen das Wort Asana im Zusammenhang mit Yoga und verbinden es daher mit einer ruhenden Position.

Dass das Projektmanagement-Tool Asana in diesem Sinne nichts mit Yoga zu tun hat, aber beides dennoch Gemeinsamkeiten aufweist, war mir persönlich nicht bewusst. Ich habe aber auch von Yoga keine Ahnung… Komfort, Besinnung und Initiative auf einmal, obwohl eigentlich Unruhe und Erschöpfung herrscht.

Asana wurde 2008 von Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein entwickelt. Sie hatten eigentlich angestrebt, die Effizienz der Mitarbeiter bei Facebook, wo sie beide Entwicklerteams leiteten, zu modifizieren. Projektmanagement, Auftragsorganisation und Interaktion sollten an einem Ort stattfinden. Das Tool soll helfen, sich besser zu strukturieren und auf dem Laufenden zu bleiben.

Inzwischen ist Asana für jeden, der wissen möchte, wo seine Arbeit steht, im Web und als mobile Anwendung verfügbar.

Teams können Projekte und Aufgaben anlegen, diese zeitlich steuern, Teammitgliedern Arbeit zuweisen und direkt in Asana in der jeweiligen Aufgabe oder im Chat kommunizieren. Es enthält auch Berichterstellungstools, Dateianhänge, Kalender und mehr.

Im Übrigen ist die Software-as-a-Service Dienstleistung DIE Lösung zur Verbesserung der Zusammenarbeit auf der ganzen Welt. Gerade bei in Zeiten von Homeoffice.

Warum Asana?

Asana eignet sich nicht nur, um ein Team zusammen zu halten, sondern verhilft auch deinem E-Mail Postfach zu einer Verschnaufpause. Alles kann am Laufen gehalten werden, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren. Man weiß genau, was bis wann erledigt sein muss und es lässt sich einfacher kommunizieren als per E-Mail, da man bei jedem Projekt und jeder Aufgabe bestimmen kann, wen man mit ins Boot holt. So wird immer der Richtige im Team angesprochen.

Asana ist absolut für Anfänger geeignet, jeder kann es lernen und sein Werk verwalten. Man muss nicht von Anfang an alle Funktionen nutzen, sondern kann sich langsam herantasten und so auf immer mehr Tricks stoßen. Die Bedienung geht dir bald schnell von der Hand und wird zum absoluten Timesaver.

Asana to go: Asana gibt es als App, damit man auch unterwegs jederzeit teilnehmen kann.

Der Schwerpunkt wird auf die Gemeinsamkeit gelegt, die derzeit umso wichtiger ist. Viele Add-ons, wie zum Beispiel Zeiterfassung, die sich easy integrieren lassen, steigern die Organisation, ohne dass man Prioritäten setzen muss.

Gibt es Alternativen zu Asana?

Ja, die gibt es reichlich. Das wohl Bekannteste, auf das man stößt, ist immer Asana vs. Trello.
Beides hat seine Daseinsberechtigung und auch Vor- und Nachteile, aber ich persönlich bevorzuge eindeutig Asana, da es meiner Meinung nach nicht nur Benutzerfreundlicher ist, sondern auch viel übersichtlicher. Aber da sollte sich natürlich jeder seine eigene Meinung bilden.

Was kostet Asana?

Das Tolle vorweg: Asana ist bereits in der kostenlosen Basisversion ein starker Weggefährte.

Je nachdem, wie viele Teammitglieder du integrieren möchtest oder sogar individuelle Einstellungen benötigst, macht es Sinn, dein Asana upzugraden. Dies kannst du aber jederzeit und musst nichts überstürzen. 

Hier findest du eine Übersicht: https://asana.com/de/pricing

Wie funktioniert Asana?

So komplex Asana sein kann, so einfach sind die Grundzüge.

Du stellst dein Profil mit Foto ein und legst Teams an. Oder du lässt dich einladen. Gemeinsam wird an Projekten innerhalb dieser Teams gearbeitet. Die Projekte beinhalten Aufgaben, die in Abschnitte gelegt werden können. Die vorgegebenen Abschnitte “To-do”, “in Bearbeitung” und “Fertig” stellen gut dar, was möglich ist. Selbstverständlich kannst du dort herumexperimentieren und eigene Bearbeitungsphasen festlegen, bis du einen geeigneten Workflow gefunden hast bzw. das gesamte Team integriert ist und damit zurechtkommt.

Starttermine und Fristen können festgelegt und Ideen organisiert werden. Bearbeiter können zugewiesen werden, so sieht jeder, wer was übernimmt. Du kannst zwischen verschiedenen Ansichten wählen, ganz wie dir lieb ist oder du es am besten gebrauchen kannst. Es wird beispielsweise zwischen Listen- Board- und Kalenderansicht unterschieden, die jederzeit geswitched werden kann. Auch hast du die Möglichkeit, die einzelnen Aufgaben per Drag and Drop schnell anzuordnen.

Aufgaben können als erledigt markiert werden, wenn sie beendet sind. Durch die Suchleiste kannst du abgeschlossene Aufgaben auch jederzeit wiederfinden und, wenn nötig, auf unerledigt setzen und nachbessern.

Aufgaben können wiederkehrend angelegt werden, sollte es sich um Routineabwicklungen handeln.

Für Fortgeschrittene bietet Asana jedoch noch so viel mehr. Ich wollte dir hier und heute lediglich eine erste Zusammenfassung geben.